Alle Beschäftigten und Geschäftspartner der DRÄXLMAIER Group sind aufgerufen, Rechtsverstöße zu melden, um die Folgen von Handlungen, die weder vom Gesetz noch von unseren internen Regelungen und Werten toleriert werden, zu begrenzen und künftiges Fehlverhalten zu vermeiden.

Dementsprechend haben wir ein wirksames Beschwerdeverfahren eingerichtet, um Verstöße gegen unseren Code of Conduct oder Gesetzesverstöße zu melden. Einheitlich und schnelle Prozesse sowie eine vertrauliche und professionelle Bearbeitung von Hinweisen durch interne Experten bilden das Fundament dieses Systems.  

Nachfolgend sind die wichtigsten Informationen zum Beschwerdeverfahren verständlich, nachvollziehbar und im Sinne größtmöglicher Transparenz dargestellt. Im Übrigen gelten die jeweiligen nationalen Gesetze, in denen weitere Einzelheiten zum Beschwerdeverfahren und zum Datenschutz geregelt sind.

Für welche Art von Hinweisen kann unser Beschwerdeverfahren genutzt werden?

Über das Beschwerdeverfahren können sämtliche Hinweise auf mögliche Gesetzes- und/oder Regelverstöße einschließlich menschenrechtlicher, umweltbezogener oder Compliance Risiken und Verstöße den eigenen Geschäftsbereich betreffend sowie entlang der gesamten Lieferkette gemeldet werden. Sie können ihren Hinweis selbstverständlich auch anonym abgeben, den wir uneingeschränkt und im Einklang mit diesem Beschwerdeverfahren bearbeiten werden.

Dazu gehören insbesondere Fehlverhalten im Zusammenhang mit

• Bestechung und Korruption,
• unfairem Wettbewerb, insbesondere kartellrechtliche Absprachen,
• Menschenrechtsverletzungen,
• schweren Umweltschäden,
• Beeinträchtigungen der Gesundheit und Sicherheit von Personen,
• Betrug, Unterschlagung, Diebstahl, Veruntreuung,
• Geldwäsche,
• Datenschutz und Informationssicherheit,
• sexueller Belästigung oder Diskriminierung,
• Interessenskonflikten.

Über welche Beschwerdekanäle können Sie Hinweise einreichen?

Mitarbeitende können sich mit Hinweisen über Fehlverhalten stets an ihre direkten Vorgesetzten, die HR-Organisation am Standort, die lokale Arbeitnehmervertretung und Beschwerdebriefkästen wenden.

Alle Mitarbeitende und externe Personen können darüber hinaus über folgende zentralen Beschwerdekanäle Hinweise abgeben:

• Über das elektronische Hinweisgebersystem INTEGRITY LINE. Über diesen Beschwerdekanal können Hinweise weltweit rund um die Uhr, kostenlos und in allen Sprachen der Standorte von DRÄXLMAIER erfolgen.

• Per E-Mail oder Telefon unmittelbar an die Compliance Abteilung:
  E-Mail: compliance-office@draexlmaier.com
  Telefon: +49 8741 47 6561
   
• Persönlich: Bei persönlichen Beschwerden bitten wir einen Termin vorab über compliance-office@draexlmaier.com zu vereinbaren.

Es wird darauf hingewiesen, dass Hinweise, die über diese zentralen Beschwerdekanäle eingehen, vom Group Compliance Office der DRÄXLMAIER Group SE & Co. KG, Landshuter Straße 100, 84137 Vilsbiburg, Deutschland, bearbeitet werden, das die weitere Bearbeitung dieser Hinweise über Regelverstöße durch Mitarbeitende der DRÄXLMAIER Group oder Geschäftspartner entlang der Lieferkette sicherstellt.

Für Meldungen bzw. Beschwerden im Geltungsbereich der RICHTLINIE (EU) 2019/1937 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 23. Oktober 2019 (sog. Whistleblower Guideline) und der entsprechenden nationalen Regelungen gilt Folgendes:

Die zentralen Beschwerdekanäle der DRÄXLMAIER Group gelten in Bezug auf Hinweise an die jeweiligen lokalen Gesellschaften nur als zusätzliche Beschwerdekanäle. An den Standorten der DRÄXLMAIER Group stehen Mitarbeitenden und externen Personen weitere, lokale Beschwerdekanäle für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen zur Verfügung. Zudem können Mitarbeitende und externe Personen Meldungen mit Hinweisen bei externen Beschwerdestellen einreichen. Die lokalen und externen Beschwerdestellen für die Standorte der DRÄXLMAIER Group in der Europäischen Union sind hier zu finden.

Wie wird mit meinem Hinweis umgegangen?

Unabhängig davon, welcher Kommunikationsweg gewählt wird, behandeln wir sämtliche Hinweise vertraulich. Wenn Sie anonym bleiben möchten, ist dies in jedem Fall gewährleistet. Wir sind allerdings gehalten, gesetzliche Auskunftspflichten gegenüber Behörden sowie gesetzliche Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot zu beachten. Die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person sowie der sonstigen im Hinweis genannten Personen bleibt während des gesamten Prozesses gewahrt.

Alle Informationen, die über die oben aufgeführten Beschwerdekanäle eingehen (elektronisches Hinweisgebersystem, die Compliance Abteilung oder Compliance Officer eingehen werden durch die Compliance Abteilung (nachfolgend Beschwerdestelle genannt) bearbeitet. Die mit dem Hinweis befassten Sachbearbeiter*innen sind unparteiisch, bei der Erfüllung ihrer Aufgabe unabhängig und zur Verschwiegenheit verpflichtet. Im Übrigen sind sie verpflichtet, die Datenschutzvorschriften einzuhalten und Transparenz sowie die Rechte aller betroffener Personen sicherzustellen.

Um eine effiziente Bearbeitung zu gewährleisten, kann es sein, dass Ihre Beschwerde an eine andere Compliance-Stelle bei DRÄXLMAIER zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet wird. Die Weitergabe erfolgt nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung. In diesem Fall teilen wir Ihnen vorab mit, an welche andere Compliance Stelle wir Ihre Meldung weiterleiten möchten und bei welchem DRÄXLMAIER Unternehmen diese Compliance Stelle angesiedelt ist. Das DRÄXLMAIER Unternehmen, an das die Meldung zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet wird, ist dann für die weitere Bearbeitung mitverantwortlich.

Wie werde ich als Hinweisgeber geschützt?

Der Schutz von hinweisgebenden Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund von abgegebenen Beschwerden oder Hinweisen ist ein wichtiger Bestandteil unseres Beschwerdeverfahrens. Einschüchterungsversuche und Repressalien gegenüber Personen, die in gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten melden, werden nicht geduldet.

Wenn Sie den Eindruck haben, dass Sie aufgrund Ihres Hinweises Einschüchterungen oder Repressalien erleiden, wenden Sie sich an die Beschwerdestelle; derartige Einschüchterung oder Repressalien werden ebenfalls nach den oben dargestellten Verfahren geprüft und ggf. weiter untersucht.

Soweit Hinweisgeber betroffen sind, die Mitarbeitende eines unmittelbaren Zulieferers sind, bemüht sich das Unternehmen entsprechende vertragliche Regelungen mit dem Zulieferer zu treffen.

Was passiert, wenn ich meinen Hinweis abgegeben habe?

Eingang des Hinweises

Nachdem ein Hinweis eingegangen ist, wird der Eingang intern dokumentiert und die Hinweisgeber erhält innerhalb von einer Woche eine Eingangsbestätigung.

Prüfung des Hinweises

Die Beschwerdestelle prüft zunächst, ob ausreichend Informationen für die Prüfung und Untersuchung des mitgeteilten Sachverhalts vorliegen. Sollte dies nicht der Fall sein, wird die Beschwerdestelle, sofern möglich, mit der hinweisgebenden Person Kontakt aufnehmen, um weitere Informationen zu erfragen. Falls weder ausreichende Informationen vorliegen noch die Kontaktaufnahme möglich ist, wird der Fall geschlossen.

Klärung des Sachverhaltes

Die Beschwerdestelle untersucht den Sachverhalt grundsätzlich selbst oder leitet ihn unter Wahrung des Vertraulichkeitsgrundsatzes und des Datenschutzes an die zuständige Stelle, z.B. innerhalb des Unternehmens zur Untersuchung weiter. Die Weitergabe von Informationen zum Hinweisgebender und zum Sachverhalt im Rahmen von Untersuchungen und der Ergreifung von Folge- oder Abhilfemaßnahmen erfolgt nur in dem Umfang, der für die Untersuchung und der Durchführung von Maßnahmen unbedingt erforderlich ist. Sofern sachdienlich und soweit bei anonymen Hinweisen möglich, erörtert die Beschwerdestelle bzw. die zuständige Stelle mit dem Hinweisgeber den Sachverhalt und bittet ggf. um weitere Informationen. Ist die Beschwerdestelle oder die zuständige Stelle nach Untersuchung und Feststellung des Sachverhalts sowie der Erörterung der Ergebnisse davon überzeugt, dass keine compliance-relevanten Rechtsverstöße, Verstöße gegen menschenrechtliche oder ökologische Vorschriften im eigenen Geschäftsbereich und bei Lieferanten vorliegen, wird der Fall abgeschlossen.

Erarbeitung einer Lösung

Bestätigt die Untersuchung nach Ansicht der Beschwerdestelle oder der zuständigen Compliance-Stelle compliance-relevante Rechtsverstöße oder Verstöße gegen Menschenrechts- oder Umweltvorschriften im eigenen Geschäftsbereich oder bei Lieferanten, wird ein Vorschlag für das weitere Vorgehen (insbesondere Präventions- und Abhilfemaßnahmen) erarbeitet. Soweit möglich und sinnvoll, wird der Hinweisgeber in diesen Prozess einbezogen.

Umsetzung und Nachverfolgung

Das Unternehmen der DRÄXLMAIER Group, das für den festgestellten Verstoß verantwortlich ist, ist auch für die Umsetzung des Lösungsvorschlags zur Behebung des Verstoßes verantwortlich. Darüber hinaus überwacht die Beschwerdestelle oder die andere zuständige Stelle die Umsetzung des Lösungsvorschlags unter Einbeziehung des betroffenen Unternehmens.

Abschluss des Verfahrens

Der Hinweisgeber wird, sofern die Möglichkeit der Kontaktaufnahme besteht, über den Abschluss des Beschwerdeverfahrens informiert. Die Bearbeitungszeit ist stark fallabhängig und kann daher von wenigen Tagen bis zu mehreren Monaten dauern. Wir sind jedoch bemüht, die Untersuchung zeitnah abzuschließen.

Stand 04/25