DRÄXLMAIER nimmt den Schutz von personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen als hinweisgebende Person erheben und wie wir sie verwenden. Die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften stellen wir durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen sicher.

Verantwortlicher

Bei der Verarbeitung Ihres Hinweises können verschiedene Unternehmen von DRÄXLMAIER Verantwortlicher sein. Dies hängt davon ab, wo Sie Ihren Hinweis abgeben und welches Unternehmen Ihren Hinweis weiterbearbeitet.

Verantwortlicher für die Entgegennahme und Prüfung Ihres Hinweises

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist grundsätzlich das Unternehmen von DRÄXLMAIER, an das Sie Ihren Hinweis adressieren.

Dies ist, wenn Sie Hinweise über die nachfolgenden Beschwerdekanäle abgeben:

• Per E-Mail oder Telefon unmittelbar an die Compliance Abteilung:
  • E-Mail: compliance-office@draexlmaier.com
  • Telefon: +49 8741 47 6561;
• Persönlich in einem Termin mit der Compliance Abteilung; oder
• Über das elektronische Hinweisgebersystem INTEGRITY LINE                                                 

die

DRÄXLMAIER Group SE & Co. KG,
Landshuter Straße 100,
84137 Vilsbiburg,
Germany.

Wenn Sie einen Hinweis über das Hinweisgebersystem INTEGRITY LINE abgeben, finden Sie dort weitere Informationen zur Datenverarbeitung in INTEGRITY LINE.

Wenn Sie Hinweise über die nachfolgend genannten weiteren Beschwerdekanäle (nachfolgend „weitere Beschwerdekanäle“) abgeben:

• Ihr direkter Vorgesetzter;
• die HR-Organisation an Ihrem Standort;
• die lokale Arbeitnehmervertretung an Ihrem Standort;
• der lokale Compliance Officer an Ihrem Standort;
• der Ombudsmann (wo vorhanden), oder
• ein Beschwerdebriefkasten,

so ist das Unternehmen Verantwortlicher,

• bei dem Ihr direkter Vorgesetzter beschäftigt ist,
• dem die HR-Organisation, die lokale Arbeitnehmervertretung oder der lokale Compliance Officer angehört,
• für welches der Ombudsmann tätig ist, oder
• bei welchem der Beschwerdebriefkasten betrieben wird.

Verantwortlicher für die weitere Bearbeitung Ihres Hinweises

Gemäß unserer internen Verfahrensordnung für Whistleblowing kann es sein, dass Ihr Hinweis zur weiteren Bearbeitung an eine andere Compliance-Stelle bei DRÄXLMAIER abgegeben wird. Eine Abgabe findet nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung statt. In diesem Fall informieren wir Sie vorab, an welche andere Compliance-Stelle wir Ihren Hinweis abgeben möchten und bei welchem Unternehmen von DRÄXLMAIER diese Compliance-Stelle eingerichtet ist. Für die weitere Bearbeitung ist sodann das Unternehmen Verantwortlicher, an welches der Hinweis zur weiteren Bearbeitung abgegeben wird.

Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten der DRÄXLMAIER Group SE & Co. KG können Sie wie folgt erreichen:

DRÄXLMAIER Group SE & Co. KG
Datenschutzbeauftragter
Landshuter Straße 100,
84137 Vilsbiburg,
Germany.

Per E-Mail können Sie den Datenschutzbeauftragten der DRÄXLMAIER Group SE & Co. KG unter privacy@draexlmaier.com erreichen.

Sie können den Datenschutzbeauftragten der DRÄXLMAIER Group SE & Co. KG auch kontaktieren,

• wenn für den von Ihnen genutzten weiteren Beschwerdekanal ein anderes Unternehmen als die DRÄXLMAIER Group SE & Co. KG verantwortlich ist, oder
•  Ihr Hinweis mit Ihrer Einwilligung von einem anderen Unternehmen von DRÄXLMAIER weiterbearbeitet wird.

Personenbezogene Daten

Grundsätzlich ist die Nutzung der Beschwerdekanäle von DRÄXLMAIER – soweit rechtlich zulässig – ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich. Sie können jedoch im Rahmen des Hinweisgeberprozesses freiwillig personenbezogene Daten bekanntgeben, insbesondere Angaben zu Ihrer Identität, Vor- und Nachname, Land des Wohnsitzes, Telefonnummer oder E-Mailadresse.

Grundsätzlich erfragen und verarbeiten wir keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, bspw. Informationen zur rassischen und/oder ethnischen Herkunft, religiöser und/oder weltanschaulicher Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder sexueller Orientierung. Aufgrund freier Textfelder im Meldeformular können solche besonderen Kategorien personenbezogener Daten jedoch freiwillig von Ihnen bekanntgegeben werden.

Der von Ihnen gegebene Hinweis kann darüber hinaus personenbezogene Daten Dritter enthalten, auf die Sie sich in Ihrem Hinweis beziehen. Betroffene Personen erhalten die Möglichkeit, sich zu den Hinweisen zu äußern. In diesem Fall werden wir die betroffenen Personen über den Hinweis informieren. Auch in diesem Fall ist Ihre Vertraulichkeit gewahrt, da der betroffenen Person – soweit rechtlich möglich – keine Angaben zu Ihrer Identität gemacht werden und Ihr Hinweis so verwendet wird, dass Ihre Anonymität nicht gefährdet ist.

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Nutzung eines Beschwerdekanals ermöglicht es Ihnen, mit uns in Verbindung zu treten und Hinweise zu Compliance- und Rechtsverstößen zu melden. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die von Ihnen gemachte Meldung zu prüfen und die mutmaßlichen Compliance- und Rechtsverstöße zu untersuchen. Hierbei kann es vorkommen, dass wir Rückfragen an Sie haben. Dafür nutzen wir ausschließlich die Kommunikation über den von Ihnen gewählten Beschwerdekanal oder die von Ihnen angegebene Kontaktmöglichkeit. Hierbei steht für uns die Vertraulichkeit der von Ihnen gemachten Angaben an erster Stelle.

Die entsprechende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund Ihrer bei der Meldung erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a Europäische Datenschutzgrundverordnung, nachfolgend „DSGVO“ genannt).

Des Weiteren verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen notwendig ist. Darunter fallen insbesondere Meldungen von straf-, wettbewerbs- und arbeitsrechtlich relevanten Sachverhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Schließlich erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens bzw. eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Prävention und Aufdeckung von Verstößen innerhalb des Unternehmens, zur Überprüfung der internen Prozesse auf ihre Rechtmäßigkeit und zur Wahrung der Integrität des Unternehmens. Sollte eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Prävention und Aufklärung von Verstößen objektiv nicht mehr erforderlich sein, werden wir die beschuldigte Person im dem erforderlichen Umfang informieren. Dies gilt auch für weitere Personen, die in der Meldung benannt werden.

Sofern Sie uns sie selbst betreffende besondere Kategorien personenbezogener Daten bekanntgeben, verarbeiten wir diese auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Besondere Kategorien personenbezogener Daten Dritter verarbeiten wir, sofern und soweit dies rechtlich zulässig ist. In Deutschland ist die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten Dritter auch ohne Einwilligung gemäß § 10 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) zulässig.

Zudem verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten in anonymisierter Form zu statistischen Zwecken.

Wir beabsichtigen nicht, Ihre personenbezogenen Daten zu anderen als den oben aufgeführten Zwecken zu verwenden. Andernfalls werden wir vorgängig eine entsprechende Einwilligung bei Ihnen einholen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung besteht nicht.

Technische Umsetzung und Sicherheit Ihrer Daten

Sämtliche über die von DRÄXLMAIER zur Verfügung gestellten Hinweisgeberkanäle abgegebenen Daten sichert DRÄXLMAIER nach dem Stand der Technik. Insbesondere ist der Zugriff auf einen sehr engen Kreis von ausdrücklich autorisierten Mitarbeitenden des Unternehmensbereichs Compliance von DRÄXLMAIER beschränkt.

Weitergabe der personenbezogenen Daten

DRÄXLMAIER ist international tätig und hat Standorte in verschiedenen Ländern inner- und außerhalb der Europäischen Union. Eine Einsichtnahme der gespeicherten Daten ist ausschließlich durch speziell hierfür autorisierte Personen innerhalb des Unternehmens möglich. Soweit dies zur Erfüllung des hierfür genannten Zwecks erforderlich ist, können auch speziell autorisierte Personen unserer Tochtergesellschaften zur Einsichtnahme berechtigt sein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Untersuchung Ihrer Meldung im betroffenen Land durchgeführt wird. Alle zur Einsichtnahme autorisierten Personen sind ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Zur Erfüllung des hierfür genannten Zwecks kann es zudem erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an externe Stellen wie Anwaltskanzleien, Straf- oder Wettbewerbsbehörden, inner- oder außerhalb der Europäischen Union (EU) übermitteln.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten gruppenintern oder extern weitergeben, wird mittels interner Datenschutzregelungen und/oder entsprechender vertraglicher Vereinbarungen ein einheitliches angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt. Soweit Daten an Empfänger außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und für die jeweiligen Länder oder Gebiete keine Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 Abs. 3 DSGVO vorliegt, stellen wir das angemessene Datenschutzniveau durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sicher. Diese können auf der Webseite der EU-Kommission unter https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj eingesehen werden. In sämtlichen Fällen verbleibt die Verantwortung zur Datenverarbeitung beim Unternehmen.

Dauer der Speicherung

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für die Bearbeitung Ihres Hinweises erforderlich ist oder wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, wie etwa Aufbewahrungspflichten, vorgesehen wurde. Anschließend werden sämtliche personenbezogenen Daten gelöscht, gesperrt oder anonymisiert.

Ihre Rechte

Wenn Sie personenbezogene Daten angeben haben, haben Sie ein Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der personenbezogenen Daten. Sie können die Verarbeitung zudem einschränken oder ihre Übermittlung an eine andere verantwortliche Stelle verlangen.

Des Weiteren haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Diese Rechte machen Sie durch eine formlose Mitteilung an die Verantwortliche oder unseren oben genannten Datenschutzbeauftragten geltend. Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber uns geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt haben, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Auf Verlangen informieren wir Sie über diese Empfänger.

Schließlich steht Ihnen unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Stand 05/25